Raumverwaltung Software: Effiziente Verwaltung von Räumlichkeiten
In vielen Organisationen, egal ob Schulen, Büros oder Veranstaltungsorte, ist die effiziente Verwaltung von Räumlichkeiten von entscheidender Bedeutung. Dies ist jedoch oft eine zeitaufwendige und mühsame Aufgabe, die manuell durchgeführt wird. Um diese Herausforderung zu meistern, gibt es Raumverwaltungssoftware.
Raumverwaltungssoftware ist eine spezielle Art von Software, die dafür entwickelt wurde, die Verwaltung und Buchung von Räumlichkeiten in Gebäuden oder Einrichtungen zu vereinfachen. Mit dieser Software können Sie Räumlichkeiten einfach buchen, Ressourcen verwalten und Berichte erstellen. Dies ermöglicht es Organisationen, ihre Räumlichkeiten effizienter zu nutzen und Zeit und Ressourcen zu sparen.
Einige der wichtigsten Funktionen von Raumverwaltungssoftware umfassen die Möglichkeit, Räumlichkeiten online zu buchen, Ressourcen wie Audio- und Videoausrüstung zu verwalten, den Zugriff auf bestimmte Räumlichkeiten zu beschränken und Berichte über die Nutzung von Räumlichkeiten zu erstellen. Einige dieser Software ermöglicht auch die Einbindung von Kalendern und die Zusammenarbeit von Teammitgliedern bei der Buchung von Räumlichkeiten.
Ein weiterer Vorteil von Raumverwaltungssoftware ist die Möglichkeit, die Verfügbarkeit von Räumlichkeiten in Echtzeit zu überwachen. Dies ermöglicht es Organisationen, Doppelschichten zu vermeiden und sicherzustellen, dass Räumlichkeiten immer zur Verfügung stehen, wenn sie benötigt werden.
Raumverwaltungssoftware ist auch sehr flexibel und kann an die Anforderungen jeder Organisation angepasst werden. Es gibt eine Vielzahl von Lösungen auf dem Markt, von einfachen Online-Buchungssystemen bis hin zu komplexen Enterprise-Lösungen. Dies ermöglicht es Organisationen, die für sie am besten geeignete Lösung zu finden.
Insgesamt ist Raumverwaltungssoftware ein unverzichtbares Werkzeug für jede Organisation, die Räumlichkeiten effizient verwalten möchte
Raumverwaltung mit Office 365 und SharePoint
Der Room Manager von (ACAR) www.acar.ch erweitert die Ressourcenverwaltung zu einem echten Meeting-Management mit Bewirtung (Catering), Equipment Booking, Besucher Management, und weiteren Ressourcen wie Fuhrpark/Car Pool und Parkplätze.
Die Kunden sind zu früh, wo findet sich auf die Schnelle ein geeigneter freier Raum? oder ein freier Parkplatz?
Mit dem Meeting ROOM Manager klären Sie all diese Fragen einfach und schnell.
Sitzungsräume suchen, Sitzungen einberufen, Konferenzen planen, Catering organisieren, Gäste einladen ROOM MANAGER erledigt es einfach und schnell. Alles auch über verschiedene Lokationen und Standorte.
Outlook Add-In
Mit dem Room Manager Outlook Add-In lassen sich die Resourcen einfach mit Outlook buchen. Das Add-In wird aufgerufen sobald der Benutzer eine Besprechungsanfrage startet. Alle verfügbaren Resourcen, insbesondere die freien und verfügbaren Meeting Räume werden angezeigt.Optional können Sie auch das Catering, Die Parkplätze, das Equipment, etc. als register einblenden lassen.
Eine Synchronization mit der Room Manager Site findet statt.
NEU: Die Verteilung des Add-Ins and die Endnutzer erfolgt mit der neuesten Microsoft Technology namens “centralized deployment“.
Deploy and Publish office-add-ins
Dabei kann ein O365 Administrator das COM-Add-In, so heissen die neusten Office Add-Ins von Microsoft über das O365 Admin center freigeben.
Raumverwaltung
Besprechungen organisieren und Konferenzräume verwalten kann sehr zeitraubend sein. Immer ist eine ganze Anzahl von Menschen und Prozessen einer Organisation betroffen. Falls Ihre Unternehmung regional über mehrere Standorte verteilt ist, benötigen Sie ein zeitgemässe Lösung. Room Manager kann Ihnen dabei helfen.
Einige der wichtigsten Funktionen einer Raumverwaltung Lösung
Buchungsmanagement: Die Möglichkeit, Räumlichkeiten online zu buchen und zu verwalten, um Doppelschichten zu vermeiden und die Verfügbarkeit von Räumlichkeiten in Echtzeit zu überwachen.
Ressourcenmanagement: Das Verwalten von Ressourcen wie Audio- und Videoausrüstung, sowie die Möglichkeit, Zugriffe auf bestimmte Räumlichkeiten zu beschränken.
Kalenderfunktionen: Die Möglichkeit, Kalender und die Zusammenarbeit von Teammitgliedern bei der Buchung von Räumlichkeiten zu integrieren.
Berichtsfunktionen: Die Erstellung von Berichten über die Nutzung von Räumlichkeiten, um die Effizienz der Räumlichkeiten zu verbessern.
Benutzerverwaltung: Funktionen für die Verwaltung von Benutzerkonten und Berechtigungen, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Personen Zugriff auf die Buchungs- und Verwaltungsfunktionen haben.
Automatisierung: Funktionen zur Automatisierung von Aufgaben wie Erinnerungen an bevorstehende Buchungen und die Freigabe von Räumlichkeiten nach Ablauf der Buchung.
Mobile Zugriff: die Möglichkeit, die Software über mobile Geräte zugreifen und buchen.
Integrationsfähigkeit: die Möglichkeit, die Software mit anderen Systemen und Anwendungen wie Kalender, E-Mail und Finanzbuchhaltung zu integrieren.
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Total savings per year/organization (15'000 reservations)
Managen Sie alle Bewirtungs-Bestellungen und Besucher-Anmeldungen einfach und schnell. Verfügbar für SharePoint und Office 365.
Der ROOM MANAGER ist auf die Bedürfnisse großer und kleiner Firmen und Standorte abgestellt.
Machen Sie Ihr Raumangebot transparent.
Welcher Besprechungsraum ist Dienstagnachmittag frei? Wie finden wir freie Räume für die wöchentliche Teamsitzung? Welche Bewirtung kann ich für die Schulung buchen? Welche Geräte stehen mir im kleinen Konferenzsaal zur Verfügung?
Sitzungsräume suchen, Sitzungen einberufen, Konferenzen planen, Catering organisieren, Gäste einladen ROOM MANAGER erledigt es einfach und schnell. Alles auch über verschiedene Lokationen und Standorte.
Besuchermanagement
Einfache, klare Ansichten, die Mitarbeitenden schnell alle relevanten Informationen zur Verfügung stellen.
Unterstützung von Workflows und Prozessen, um involvierte Stellen zu koordinieren und Aufgaben rasch zu erledigen.
Übersicht zu ankommenden, anwesenden und abreisenden Besuchern garantiert ständige Kontrolle der Besucherströme.
Room Manager als optimale Besucherverwaltung Software hilft dabei, Ordnung und Überblick zu behalten. Individuell anpassbare Ansichten und Listen in O365, Unterstützung von Workflows und Prozesse und eine Kontrolle über ankommende, anwesende und abreisende Besucher machen die Arbeit der Empfangsmitarbeitenden leichter. Das Room Manager Visitor Registration App erledigt dabei alle anfallen Aufgaben.
Outlook Integration
(OWA Outlook für O365 Kalender werden unterstützt)
Das Outlook Add-In von Room Manager stellt allen Benutzern ein Office Add-In zur Verfügung. Eine klassische Besprechungsanfrage in Outlook öffnet das OAI (Outlook Add in) dirkt im TaskPane ihres Outlook Clients. Outlook Desktop und Outlook for Office 365 werden unterstützt. Die Verteiling des Outlook Add Ins, welches als Office Add in entwickelt wurde, kann einfach und schnell über das Centralized Deployment von Office Admin Center verteilt werden.
Wird Outlook und Office 365 in ihrem Unternehmen bereits als wichtiges Arbeitsinstrument eingesetzt, bietet Room Manager zusätzliche Arbeitserleichterungen. So stehen dem Nutzer unter anderem umfassende Suchfunktionen nach bestehenden Reservationen, diverse Filterkriterien nach Raum Eigenschaften für die Suche nach passenden Räumen sowie die integrierte Verwaltung von Dienstleistungen und Services zur Verfügung.
PowerApp für Mobile Devices – Room Manager und PowerApps
Da Room Manager unter SharePoint und Office 365 ausgeführt wird, können Sie mit Microsoft PowerApps eine mobile App für iOS und Android erstellen oder unser Room Manager PowerApp anpassen.
Stellen Sie eine Verbindung zu Diensten her, die Sie bereits verwenden, z. B. Excel, SharePoint, Dynamics 365 usw., um Apps automatisch zu generieren, oder verwenden Sie den Common Data Service, um neue Daten zu erfassen.
Arbeitsplatzbuchung
Mit Room Manager Arbeitsplatzbuchung Software können Sie den neuen Anforderungen für flexiblere Arbeitsplatzbuchungen gerecht werden.
Den frei verfügbaren Arbeitsplatz schnell finden und buchen. Dabei können die Nutzer über das Online Formular als auch von einem interaktiven Stockwerkplan als auch von einem mobilen App aus starten.
Room Manager stellt Ihnen auf Ihrer Office 365 Umgebung alle Daten und SharePoint Listen zur Verfügung.
Finden Sie den freien Arbeitsplatz im Stockwerk 1 einer bestimmten Lokation. Kollegen im gleichen Gebäude oder in einem bestimmten Stockwerk suchen und reservieren geht ganz einfach.
Interaktive Stockwerkpläne (Floor Plans)
Laden Sie Ihren Stockwerkplan als Bild (jpg, gif, png) für jedes Gebäude (Lokation) hoch. Der Administrator kann jetzt direkt die Arbeitsplätze hinzufügen. Grün zeigt alle Arbeitsplätze die frei buchbar sind. Rot zeigt alle anderen die bereits gebucht sind.
Digitale Anzeige und Displays für Sitzungszimmer
Room Manager ermöglicht Ihnen ihre eigenen iOS oder Android basierenden Geräte und Displays als digitale Anzeigeschilder zu benutzen. Hierbei setzen wir die neuste Microsoft Technologie für die Mobile Anbindung MS PowerApps ein.
Microsoft PowerApps ist eine geniale Lösung, welches es Ihnen ermöglicht, schnell und einfach Anpassungen vorzunehmen. Anpassungen des Logos, des Layouts sind bequem über den Browser aufrufbar.
Sie benötigen lediglich eine Lizens für jedes Tablet, welches Sie als digitales Türschild benutzen wollen.
